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Partenariats stratégiques avec le Programme d’apprentissage mixte

L’un des principes directeurs du Programme d’apprentissage mixte (PAM) consiste à faire en sorte que tous les ministères admissibles et leurs membres de l’Alliance de la Fonction publique du Canada (AFPC) aient accès aux ateliers du PAM et que les ressources du Programme soient distribuées équitablement. Toutefois, les ministères se tournent de plus en plus souvent vers le PAM pour les aider à atteindre des objectifs organisationnels ou d’apprentissage qui nécessitent la présentation de plusieurs ateliers et, dans certains cas, la présentation de ceux-ci à tous les employés partout au pays ou dans une région donnée. Afin de répondre à la demande tout en veillant à ce que les autres ministères aient toujours accès aux ressources du Programme, le PAM a établi des partenariats en signant des protocoles d’entente avec certains ministères. 

Même si chaque partenariat est unique et adapté aux besoins de chaque partenaire, certains éléments communs se retrouvent dans tous les protocoles d’entente. Les questions et réponses qui suivent devraient permettre de mieux comprendre les principes qui sous-tendent ces partenariats stratégiques et servir de guide à ceux qui souhaitent étudier cette solution comme moyen d’atteindre leurs objectifs concernant le milieu de travail et d’améliorer leurs relations de travail.

Qu’est-ce qu’un partenariat stratégique?

Un partenariat stratégique est une entente entre le Programme d’apprentissage mixte, un ministère ou une agence et un élément, une section locale de l’Alliance de la Fonction publique ou un autre agent négociateur visant la prestation d’un nombre déterminé d’ateliers échelonnés sur une période précise. L’entente se fait par écrit et prend la forme d’un protocole d’entente décrivant les responsabilités de chaque partenaire.

Quels facteurs doivent être pris en compte lorsqu’on décide de conclure un partenariat stratégique plutôt que de demander chaque atelier séparément?

L’un des principaux facteurs est l’ampleur des objectifs du partenaire éventuel et la capacité du PAM de les atteindre. Par exemple, le PAM n’a peut-être pas les ressources nécessaires pour présenter des ateliers à tous les employés d’un ministère dans une région donnée, mais il peut accepter de guider les facilitateurs et facilitatrices éventuels au sein du ministère et de fournir les documents pour que le ministère, en partenariat avec le syndicat, puisse gérer la prestation de ces ateliers.

Quels sont les principes généraux qui doivent être respectés?

Les principes généraux à respecter sont les suivants :

  • Le caractère unique du PAM, qui peut forger des partenariats entre le syndicat et l’employeur par l’intermédiaire de l’organisation et de la présentation conjointes d’ateliers auxquels participent employés et gestionnaires, doit être respecté
  • L’intégrité des objectifs du PAM, le programme des ateliers, y compris le contenu, les échéanciers et la méthode d’apprentissage expérientiel, doivent être préservés
  • Un partenariat avec une organisation ne doit pas réduire l’accessibilité des autres ministères au PAM

Quelles sont les étapes à suivre pour mettre en place un partenariat stratégique?

Les étapes à suivre sont les suivantes :

  1. Les représentants et les représentantes du PAM, du syndicat et du ministère doivent entamer des discussions préliminaires afin de déterminer s’il est pertinent et faisable de créer un partenariat stratégique. Si le partenariat a une portée nationale, les codirecteurs ou codirectrices du PAM prennent généralement part aux discussions, et les coordonnateurs et coordonnatrices régionaux du Programme représentent le PAM dans les discussions concernant les partenariats régionaux.
  2. Puisque chaque partenariat est unique, les ministères doivent déterminer leurs besoins et prendre en compte les éléments suivants lorsqu’ils élaborent un protocole d’entente :
    • Quels sont les objectifs généraux du partenariat et quels ateliers sont visés?
    • Quels sont les échéanciers?
    • Combien d’employés seront touchés par le protocole d’entente?
    • Combien d’ateliers seront nécessaires pour atteindre les objectifs, compte tenu du fait que le nombre cible de participants et participantes est de 20 par atelier?
    • Quelle est la répartition géographique des employés couverts par l’entente, divisée par province et par situation géographique du lieu de travail?
    • Y a-t-il des difficultés particulières en ce qui concerne l’établissement du calendrier des ateliers (horaires des quarts de travail, périodes de pointe et autres exigences opérationnelles...)
    • Quelles sont les ressources, financières et humaines, que le ministère est prêt à fournir?
    • Le ministère organisera-t-il les ateliers et en établira-t-il le calendrier?
    • Combien de facilitateurs seront nécessaires pour atteindre les objectifs?
    • Le ministère est-il disposé à libérer à temps plein les facilitateurs pour leur permettre de présenter les ateliers?
    • Quelles dépenses seront assumées par le ministère en ce qui concerne les facilitateurs, les participants et la présentation des ateliers (par exemple accueil (café, location de salles et dîner), déplacement des facilitateurs et des participants)?
    • Distribuera-t-on des documents du syndicat ou du ministère au cours de l’atelier?
    • Comment évaluera-t-on les résultats des ateliers, et est-ce que les parties utiliseront les outils d’évaluation du PAM?
  3. Une fois que le ministère aura déterminé ses besoins et ce qu’il souhaite contribuer à l’entente, les représentants du PAM, du syndicat et du ministère amorceront des discussions plus approfondies pour clarifier certaines questions :
    • Les échéanciers sont-ils raisonnables?
    • Les parties utiliseront-elles le bassin actuel de facilitateurs ou faudra-t-il former des facilitateurs supplémentaires?
    • Si les facilitateurs du ministère sont formés par le PAM, pourront-ils être libérés pour offrir des ateliers dans d’autres ministères, sous réserve des exigences opérationnelles?
    • Y aura-t-il une structure de gouvernance conjointe pour la surveillance, l’évaluation et la mise en œuvre du protocole d’entente, et de quoi aura-elle l’air?
    • Quelles dépenses ou quels services le PAM sera-t-il en mesure d’assumer dans le cadre de l’entente (par exemple matériel d’atelier, formation des nouveaux facilitateurs, contribution à l’égard de l’accueil)?
  4. Selon les réponses données aux questions qui précèdent, et une fois que l’on aura obtenu les approbations internes pour aller de l’avant, le ministère, en partenariat avec ses représentants syndicaux et au besoin avec le PAM, dirigera la rédaction d’une version préliminaire du protocole d’entente.
  5. Grâce à un processus suivi de discussion et de rétroaction, les parties s’entendront sur les éléments du protocole d’entente avec le PAM et le ministère en rédigera la version définitive. 
  6. Afin de permettre au PAM de planifier et de gérer ses ressources, il est important de noter que tous les protocoles d’entente, y compris les protocoles d’entente régionaux, doivent faire l’objet d’un examen détaillé par le Bureau national.
  7. Une fois que toutes les parties s’entendent sur le contenu, elles signent le protocole d’entente et y apposent la date.
  8. Des copies du protocole d’entente seront conservées par toutes les parties.
  9. Le protocole d’entente ainsi que les mesures de suivi convenues seront mis en œuvre.

Qui devrait signer le protocole d’entente?

Les protocoles devraient être signés par :

Protocoles d’entente nationaux

  • PAM – les deux codirecteurs;
  • Syndicat – représentant national de l’AFPC ou d’un élément de l’AFPC
  • Ministère – un haut représentant ministériel sur le plan national

Protocoles d’entente régionaux

  • PAM – Bien que les discussions sur le contenu d’un protocole d’entente se déroulent normalement sur le plan régional entre les coordonnateurs régionaux du PAM et les représentants régionaux des syndicats et des ministères, tous les protocoles d’entente doivent faire l’objet d’un examen approfondi des codirecteurs du PAM, qui y apposeront ensuite leurs signatures.
  • Syndicat – un élément de l’AFPC, normalement du niveau régional
  • Ministère –  les ministères décident quelle est la personne qui a le pouvoir de signer, mais il s’agit normalement d’une personne du niveau régional.

Voir un Exemple de protocole d’entente